Hỏi đáp: Mua hàng – Supply Chain Insights

Câu hỏi 1:

Q: Làm thế nào để lựa chọn được đối tác cung ứng sản phẩm, dịch vụ tốt theo như yêu cầu?

Xây dựng các tiêu chí đánh giá Nhà cung cấp
Xây dựng tiêu chuẩn về sản phẩm & chất lượng sản phẩm
Hệ thống đánh giá & lựa chọn Nhà cung cấp, bao gồm cả khảo sát các cơ sở của Nhà cung cấp
Phân tích, đàm phán với Nhà cung cấp cung ứng sản phẩm, dịch vụ các điều khoản thương mại
Ký kết hợp đồng với Nhà cung cấp

Câu hỏi 2:

Q: Hoàng Lâm: Làm thế nào để biết là mình đang có nguồn hàng tốt và mua hàng giá cạnh tranh? Gía rẻ thì có được coi là giá tốt không?

1/ Nguồn hàng được coi là tốt cần dựa trên tiêu chí, tiêu chuẩn về chất lượng hàng hóa. Ngoài ra, nguồn hàng này được cung cấp bởi đối tác/ nhà cung cấp có uy tín, lâu năm trên thị trường và được Nhà cung cấp cam kết cung ứng hàng tốt, chất lượng tốt và giá cạnh tranh. Mỗi chất lượng & tiêu chuẩn hàng hóa hàng hóa sẽ có giá khác nhau.

2/Thông thường các bạn phòng mua hàng nếu muốn mua mặt hàng nào đó thì sẽ tìm 3 báo giá, sau đó sẽ lựa chọn báo giá tốt nhất. Và thông thường như vậy được hiểu là mua hàng giá tốt nhất, nhưng trên thị trường còn có rất nhiều NCC mà chúng ta chưa được tiếp cận và chưa biết đến. Nên việc mua giá cạnh tranh như ở trên chỉ là tương đối, chưa thể khẳng định là giá tốt nhất thị trường. Do đó, chúng ta phải có các phương pháp phân tích khác nếu giá trị lớn như chào thầu hoặc thành lập hội đồng quyết định việc mua hàng giá trị cao (hội đồng này không chỉ có phòng mua hàng, mà còn có cả Finance/kế toán và phòng Dự án.

3/ Thường khi mua hàng, các bạn thường chỉ tập trung đàm phán về giá, tuy nhiên việc đàm phán thêm các điều khoản thương mại như bảo hành, bảo trì, bổ sung các chương trình khuyến mãi, dịch vụ hậu mãi tăng thêm, vv…. là những giá trị tăng thêm (added values) quý giá mà không được đo bằng giá trị tiền.

4/ Giá rẻ ở đây có thể là vì chất lượng hàng không tốt nên giá rẻ hơn các hàng chất lượng tốt khác, thông thường với hàng chất lượng tốt sẽ nói giá cạnh tranh hoặc giá tốt.

Câu hỏi 3:

Q: Tiến Đạt: Em đang làm một project nhập khẩu thép từ China về Đà Nẵng (Việt Nam) và đang có vấn đề về QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG HÀNG HÓA khi nhận hàng:

– Quy trình: Supplier chuyển hàng trong nội địa TQ tới cảng Shanghai => Lên tàu (Outsource 3rd Logistics Service Provider) => Hàng cập bến HP => Công ty lấy hàng từ Hải Phòng về Đà Nẵng – Incoterm: FOB *Theo FOB thì sau ĐIỂM GIAO HÀNG là cảng Shanghai, hàng lên tàu thì sẽ CHUYỂN GIAO rủi ro về tổn thất và mất mát hàng hóa sang NGƯỜI MUA. Dạ em muốn hỏi là trường hợp khi nhận hàng ở cảng HP, đội inspector của em ra kiểm hàng thấy thiếu hàng hoặc hàng không follow chất lượng cam kết trước đó, em có các câu hỏi như sau: (1) công ty mình có quyền yêu cầu trả hàng không ạ (2) những bên nào sẽ engage vào việc treat cái lô hàng hư đó (3) Theo FOB thì đơn hàng hư đó là mình phải chịu trách nhiệm hay ai, và nếu là mình thì tại sao vậy ạ?

1/ Em có nói “có vấn đề về chất lượng hàng hóa khi nhập hàng” nhưng lại không nói rõ là vấn đề chất lượng hàng hóa cụ thể như thế nào nên nội dung này cô thấy chưa clear. Nếu là hàng sai chủng loại, số lượng thì có thể check với bên bán lúc họ xuất hàng, thông thường họ có các giấy tờ kiểm đếm hàng.

2/ Theo Incoterm 2020 điều kiện FOB – Free On Board, có nghĩa là người bán có trách nhiệm giao hàng đã thông quan xuất khẩu an toàn lên boong tàu tại cảng xuất do người mua chỉ định. Người mua nhận hàng tại boong tàu tại cảng xuất (cảng Shanghai) và chịu trách nhiệm ký hợp đồng vận tải Quốc tế (ở đây là 3rd Logistics Service Provider), chở hàng từ cảng xuất đến cảng nhập, làm thông quan nhập khẩu, Vận tải nội địa. Người mua có thể tự mua bảo hiểm cho hàng hóa. Do đó trong trường hợp này, khi hàng về đến cảng HP inspector của em kiểm hàng thấy thiếu thì có thể có 2 trường hợp: a/ Claim 3rd Logistics Service Provider mà bên em đã thuê chở hàng từ cảng xuất đến cảng nhập là cảng Hải phòng; b/ Có thể claim cảng HP vì việc thiếu hàng chưa biết nguyên nhân từ đâu.

3/ Công ty em không có quyền yêu cầu trả hàng vì theo Incoterm 2020 điều kiên FOB là rủi ro đã chuyển từ người bán sáng người mua/ cty em từ boong tàu cảng xuất (Shanghai) Câu (2) & (3) đã trả lời ý 2

4/ Kinh nghiệm thực tế để tránh rủi rothường khi ký Hợp đồng ngoại thương thì sẽ ký điều kiện CIF (Cost, Insurance & Freight) có nghĩa là ng mua có thể yêu cầu người bán mua mức bảo hiểm cao nhất, có nghĩa là chuyển rủi ro sang cho đơn vị bảo hiểm. Còn chỉ mua FOB khi đối tác đã là long-term và đang cung cấp dịch vụ tốt, chưa từng có vấn đề về hàng hóa.

Câu hỏi 4:

Q: Tại sao phòng Mua hàng thường được coi hot nhất trong BP Supply Chain?

A: Vị trí Mua hàng được coi là hot nhất trong BP Supply Chain bởi vì vị trí này có nhiệm vụ tìm nguồn hàng tốt, duy trìnguồn cung đảm bảo cung ứng hàng hóa chất lượng tốt, đúng số lượng, đúng địa điểm với thời gian yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra áp lực về đàm phán giá với đối tác cũng không hề dễ dàng, nhất là những mặt hàng đặc thù khó tìm, hoặc những hàng hóa biến động giá thường xuyên cũng làm đau đầu các bạn mua hàng. Làm thế nào để xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với các Nhà cung cấp để đảm bảo việc cung ứng hàng hóa suôn sẻ cũng là nhiệm vụ không dễ cho các bạn mua hàng. Hơn nữa công việc mua hàng luôn nhạy cảm bởi liên quan đến tài chính của công ty và hay được các phòng ban khác quan tâm. Việc hàng hóa từ Nhà cung cấp được vận chuyển đến Kho công ty để cung ứng cho khách hàng thường xuyên có các vấn đề phát sinh cần giải quyết hàng ngày, do đó các bạn Mua hàng nhiều khi gặp phải áp lực làm thế nào để giải quyết triệt để các vấn đề về cung ứng.

Câu hỏi 5:

Q: Em chào mọi người, mọi người cho em hỏi nếu muốn theo đuổi mảng Purchasing thì cần có tố chất gì ạ, và cần trau dồi nên kiến thức và kĩ năng gì ạ. Em cảm ơn.

A: Nếu muốn theo đuổi nghề Purchasing/ Procurement em cần có sự nhạy bén, hiểu biết thị trường với các sản phẩm mà mình sẽ mua, có thông tin về hệ thống NCC trên thị trường cung ứng các sản phẩm này & có các kiến thức về mua hàng, về tiêu chuẩn hàng hóa, cách thức đánh giá hàng hóa (càng hiểu sâu về hàng hóa thì càng có lợi thế để mua hàng hóa tốt), cách thức đánh giá NCC và làm thế nào để lựa chọn đúng đối tác tốt, phù hợp. Việc xây dựng và có mối quan hệ tốt với đối tác/ Nhà cung cấp cũng là một yếu tố rất quan trọng để giúp em có thể thực hiện việc mua hàng có sản phẩm tốt, giá cạnh tranh và nguồn cung ổn định. Tất nhiên đối với NV Thu mua thì communication, negotiation & persuasion skills, cũng như problem solving skill hay kỹ năng phân tích dữ liệu cũng rất cần thiết nếu muốn phát triển ở các vị trí cao hơn. Đặc biệt nhân viên mua hàng cần có thiện chí khi hợp tác với NCC, win-win với đối tác, cam kết, thực hiện những gì đã ký kết trong hợp đồng và hỗ trợ đối tác/ NCC trong việc cung ứng hàng hóa/DV cho công ty.

Câu hỏi 6:

Q: Em chào các anh, chị, em đang là sinh viên năm 2 ngành Logistics, em dự định sau làm bên mảng thanh toán quốc tế, nhung theo em tìm hiểu về vấn đề thanh toán rất phức tạp và mình phải deal với khách hàng để biết đc trả sau hay trả trước hay trả 50/50, đại khái, nhưng nếu có vấn đề với hàng, mà khách trả không đủ, mình có cần đền tiền không ah? Nên em cũng đang phân vân thêm mảng nhân viên chứng từ, nhưng vì mảng này tỉ lệ cạnh tranh nhiều quá và cơ hội thăng tiến cũng khó nữa nên bây giờ em đang phân vân. Mong mọi người cho em thêm ý kiến, em cảm ơn!

A: Công việc nào cũng vậy đều có advantages và disadantages, không có việc nhẹ lượng cao như nhiều bạn sinh viên mong ước. Thanh toán quốc tế cũng chỉ là một phần rất nhỏ trong ngoại thương trong khi hợp đồng với các đối tác đôi khi cũng có rủi ro mà các bạn phải kiểm soát tốt nó. Việc quan trọng là em có phương thức đánh giá, lựa chọn đối tác kỹ, thận trọng khi đàm phán & ký kết hợp đồng thì các yếu tố rủi ro sẽ hạn chế rất nhiều. Ngoài ra, khi em làm bất kỳ công việc nào thì cần phải có trách nhiêm với nó. Khi chúng ta làm sai 1 lần, công ty có thể bỏ qua vì human-being mistake, nhưng khi lỗi sai lặp lại liên tục thì tất nhiên có thể bị đánh giá KPIs, có thể trừ thưởng/ lương tùy theo quy định của từng công ty. Còn mảng nhân viên chứng từ có thể ổn định nhưng khó để phát triển.

Nhiệm vụ của em là SV thì cần học cho tốt, học hỏi thêm các kiến thức về các lĩnh vực mình định theo, learn các bài học thực tiễn từ các anh chị, vv…. để sau này có thể ứng dụng vào công việc, không để bị sai sót.

Câu hỏi 7:

Q: CHỌN NGÀNH CÔNG NGHIỆP

Hi anh/ chị, em vừa chuyển ngành từ sale log 1 năm kn sang purchasing. Em thấy Purchasing có nhiều lĩnh vực (may mặc, điện tử, FMCG, nội thất,…). Anh/chị có thể cho em xin tư vấn về tiềm năng, cơ hội, lương hướng của từng ngành công nghiệp này được không ạ?

Mục tiêu của em là phát triển chuyên sâu về một ngành công nghiệp (nếu được) và tích lũy kinh nghiệm để phát triển hơn ở các vị trí khác của Supply Chain.

Em cảm ơn anh/chị nhiều!